MailStore Server
... die Lösung für Ihre E-Mail Archivierung
Durch unsere Erfahrungen mit dem MailStore Server können wir ein Produkt empfehlen, welche alle relevanten rechtlichen Anforderungen bei der Archivierung von E-Mails erfüllt. Dies wird vom Hersteller einerseits durch regelmäßige Zertifizierungen, andererseits durch ein umfassendes Technologiekonzept gewährleistet.
Regelmäßige Zertifizierung
MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert.
Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) "Die Prüfung von Softwareprodukten" (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.
Neben regelmäßigen Zertifizierungen sorgt ein umfassendes Technologiekonzept dafür, dass Unternehmen mit Hilfe von MailStore Server die geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen können.
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| Originalgetreue Archivierung |
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| Manipulationssicherheit |
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| Aufbewahrungsfristen |
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| Datenzugriff |
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Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann u.a. bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Mit der Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien kann er sogar festlegen unter welchen Voraussetzungen E-Mails aus dem Archiv automatisch gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.
Vorteile der E-Mail-Archivierung
| Rechtliche Anforderungen erfüllen | Grundsätzlich müssen E-Mails genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für Unternehmen in D, A, CH. Der nach IDW PS 880 regelmäßig zertifizierte MailStore Server ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben. Zusätzlich kann MailStore Server dabei helfen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
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| Hilfe bei E-Discovery-Szenarien | Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis. Darüber hinaus kann E-Mail-Archivierung bei E-Discovery-Szenarien helfen, etwa indem mit der Archiv-Suche der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore Server bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer. |
| Vollständige Archivierung durch Journaling | Wenn Sie eine Journal-Archivierung (d.h. die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender) laut Konfigurationsanleitung aufsetzen, können Sie die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmen im Archiv sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden.
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| Unabhängigkeit von PST-Dateien | PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden. |
| Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server | E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung.
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| Speicherplatz einsparen | Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv bis zu 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server. |
| Datensicherungs- und Wiederherstellungs-Zeiten verkürzen | Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Datensicherungs- und Wiederherstellungs-Zeiten deutlich verkürzt werden.
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| 1-Click-Wiedeherstellung für Anwender | Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag deutlich entlastet wird. |
| Schnelle Volltextsuche | E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
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| Hohe Akzeptanz bei Anwendern | Beispielsweise durch eine nahtlose und intuitiv bedienbare Integration in Microsoft Outlook oder Web Access.
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| Postfachbegrenzungen abschaffen | Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig. |
| Unabhängigkeit vom E-Mail-Server | Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben die E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Dies hilft dabei Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung fortführen zu können.
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| Unabhängigkeit von externen Anbietern | In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die zukünftige Verfügbarkeit des Betreibers und dessen technischen Sicherungsmechanismen voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.
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| Unabhängigkeit von MailStore | Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit, auch von MailStore selbst. |
Über 60.000 Kunden vertrauen auf MailStore Server
Mit über 60.000 Kunden zählt MailStore Server zu den weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösungen. MailStore wird sowohl von kleinen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen, als auch von zahlreichen öffentlichen Institutionen und Bildungseinrichtungen eingesetzt.
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• Airbus Group • AVG • Backwerk • Baker Tilly Roelfs • Bogner • Bosch • Caritas • Cofely • DAS • DB Schenker • Deutsche Telekom • DRK • Emmi • Endemol • Fernuniversität in Hagen • Freie Universität Berlin • Freixenet • FriendScout24 • GE Healthcare • Geha • Greenpeace • Hamburg Port Authority • Heinz Kettler • Hewlett-Packard • Hitachi Data Systems • Imtech • J.J.Darboven • JCDecaux • JVC • Kawasaki • Konami • KTM |
• Lindt • Lufthansa • Max-Planck-Institut • Mey • my days • Neue Kronen Zeitung • Novartis • Olympus • PGA Australia • Rimowa • RWTH Aachen • Samson • Shopware • Siemens • SIGG • Simyo • Stiftung Mensch • Super Shuttle • SÜSS MicroTec • Technische Universität München • The Guardian • The Washington Times • ThyssenKrupp • T-Systems • Unicef • Universitätsklinikum Aachen • USA Today • Veolia Environmental Services • Volkswagen • World Anti Doping Agency • Yahoo Japan • Zara |
Zertifzierter MailStore Partner
Wir sind vom Produkt MailStore Server sehr überzeugt und halten es für eine sehr sichere und zuverlässige Methode der E-Mail Archivierung. MailStore Server erfüllt alle rechtlichen Anforderungen für eine E-Mail Archivierung in Deutschland.
Ein Produkt "Made in GERMANY" !
Damit wir für unsere Kunden auf sehr hohem Niveau beraten und den bestmöglichen Service bieten können, haben wir uns als MailStore Partner registrieren und zertifizieren lassen.
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